En ce début d’année, vous avez peut-être pris la bonne résolution de mettre de l’ordre dans vos affaires et de faire du tri dans vos documents sociaux. Mais quels sont précisément les délais de conservation de ces documents ? Que devez-vous conserver ? Quand pouvez-vous ou devez-vous supprimer ces documents ?
- Délais de conservation : pas de règle générale
Il n’existe pas de délai de conservation général pour tous les documents sociaux. Cela varie considérablement d’un document à l’autre.
- Conservation des documents et RGPD?
Dans le cadre de la réglementation relative au traitement des données à caractère personnel, le principe de base est le suivant : vous ne pouvez pas conserver plus longtemps que nécessaire les données à caractère personnel ni les documents qui en contiennent. Lorsque vous n’avez plus besoin de documents (par exemple parce qu’un travailleur a quitté son emploi), vous devez supprimer ceux qui contiennent des données à caractère personnel, sauf si vous pouvez prouver qu’il est nécessaire de les conserver plus longtemps.
- Nouveaux délais de prescription?
Le délai de prescription peut constituer un bon critère pour déterminer la durée de conservation des documents sociaux. En effet, il indique combien de temps il est utile de conserver des documents sociaux. Vous pourriez en avoir besoin si le travailleur entame une action en justice.
En 2024, le délai de prescription pénale pour les délits est passé de 5 à 10 ans. Les infractions de droit social reprises dans le code pénal social et passibles des niveaux de sanction 2 à 4 sont qualifiées de « délits ». Le non-paiement des salaires constitue par exemple un « délit » passible d’une sanction de niveau 3. Le délai de prescription pour les « délits » étant passé de 5 à 10 ans, l’auditorat du travail (le ministère public en matière de droit social) dispose d’un délai de 10 ans pour engager des poursuites, par exemple à la suite d’une plainte déposée par un travailleur auprès de l’inspection.
L’allongement du délai de prescription en droit pénal a également des répercussions indirectes sur les actions civiles. En effet, l’action civile ne peut être prescrite avant l’action pénale.
Par conséquent, si le délai de prescription de l’action civile est plus court, il est automatiquement prolongé jusqu’au délai de prescription pénale. En principe, le délai de prescription civile d’une faute est de 5 ans à compter de l’événement qui a donné naissance à l’action, mais ce délai ne peut pas expirer avant l’action pénale, ce qui signifie de facto que l’action civile n’expirera pas non plus avant 10 ans.
Concrètement, un travailleur dispose d’un délai de 10 ans pour intenter une action civile fondée sur des faits délictueux. Le travailleur dispose donc par exemple d’un délai de 10 ans (au lieu de 5 ans) pour réclamer des arriérés de salaire.
- Quels sont les délais de conservation appropriés pour les documents sociaux?
Vous trouverez ci-dessous un aperçu pratique qui peut servir de guide pour les différents documents sociaux.
| DOCUMENTS | DÉLAI DE CONSERVATION | DÉBUT DU DÉLAI |
| Règlement de travail | Aussi longtemps que les travailleurs sont en service | Entrée en service du premier travailleur |
| Registre du personnel | 5 ans | Départ du dernier travailleur |
| Registre spécial simplifié du personnel | 5 ans | Départ du dernier travailleur |
| Compte individuel + annexe | 5 ans –> recommandation : 10 ans | Jour de la clôture annuelle du compte |
| Fiches de paie | Pas de délai légal –> recommandation : 10 ans | Départ du travailleur |
| Notes de frais | 10 ans | |
| Contrat d’occupation d’étudiant | 5 ans | Lendemain de la résiliation du contrat |
| Contrat d’immersion professionnelle | 5 ans | Lendemain de la résiliation du contrat |
| Autres contrats de travail | Pas de délai légal –> recommandation : 10 ans | Départ du travailleur |
| Avis de notification de l’horaire à temps partiel | 1 an | Jour où l’horaire prévu cesse d’être en vigueur |
| Document de contrôle pour les dérogations par rapport à l’horaire normal à temps partiel | 5 ans | Fin du mois suivant le trimestre durant lequel le dernier enregistrement a été effectué |
| Enregistrement des heures | Pas de délai légal –> recommandation : 10 ans | Départ du travailleur |
| Certificats médicaux | Pas de délai légal –> recommandation : de 1 à 3 ans | Départ du travailleur |
| Entretiens d’évaluation | Pas de délai légal –> recommandation : 10 ans | Départ du travailleur |
| DmfA | 5 ans | |
| Ticket Dimona | 6 mois | Réception du ticket Dimona |
| Documents relatifs aux mesures pour l’emploi | 5 ans | |
| Livre de validation | 3 ans | Premier jour du mois suivant celui au cours duquel la dernière entrée a été enregistrée |
| Déclaration à l’ONSS | 5 ans | |
| Fiches fiscales | 10 ans | La période imposable à laquelle elles se rapportent |
| Formulaire de déclaration d’un accident du travail et fiche « accident du travail » | 10 ans | La date à laquelle ces documents ont été établis (= date de l’accident du travail) |
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.
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