La période de Noël approche et vous envisagez peut-être d’engager des étudiants que ce soit pour pallier l’absence de vos collaborateurs fixes ou pour faire face à un pic d’activité. Nous vous présentons brièvement les points à considérer concernant le travail des étudiants.
- Contrat de travail étudiant
Le contrat doit être établi par écrit pour chaque étudiant au plus tard au moment où l’étudiant commence à travailler. Vous devez conserver ce contrat de travail étudiant sur le lieu de travail de l’étudiant. En outre, vous devez conserver ce contrat pendant cinq ans après la fin de l’occupation.
Le premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. Il est recommandé de faire signer un accusé de réception à cet effet.
- Jours fériés
Si vous engagez un étudiant pour les deux semaines complètes des vacances de Noël, cet étudiant a le droit d’être payé pour les jours fériés de Noël (25 décembre 2024) et du Nouvel An (1er janvier 2025).
Si vous engagez un étudiant uniquement pour la première semaine des vacances de Noël, vous ne devrez le rémunérer que pour le jour férié de Noël.
Les jours fériés qui tombent après la fin du contrat d’étudiant ne doivent pas être rémunérés par vous, l’employeur, si le contrat d’étudiant a duré moins de 15 jours.
Si la durée du contrat d’étudiant est de 15 jours à 1 mois, vous devrez payer un jour férié tombant dans les 14 jours suivant la fin du contrat.
Si l’étudiant reste au service de l’entreprise pendant plus d’un mois, vous pouvez, en tant qu’employeur, être tenu de payer le salaire pour les jours fériés qui tombent dans la période de 30 jours suivant la fin du contrat d’étudiant.
Attention !
Le fait d’engager un étudiant les 23 décembre 2024 et 24 décembre 2024, puis du 26 décembre 2024 au 31 décembre 2024 et enfin du 2 janvier 2025 au 5 janvier 2025, pourrait être considéré comme un « abus », bien que la législation ne le stipule pas. Il en va différemment pour les étudiants occupés par une agence d’intérim. La législation sur le travail intérimaire stipule expressément que les jours fériés intercalés entre deux contrats doivent être considérés comme des jours fériés à payer.
CONSEIL ! Nous ne parlons ici que des journées totalement intercalées. Si l’étudiant reprend le travail le 27 décembre 2024 ou le 3 janvier 2025, cette règle ne s’applique pas.
- Sécurité sociale
Les étudiants doivent être déclarés auprès de l’ONSS. Cela oblige donc l’employeur à payer des cotisations de sécurité sociale. Toutefois, la « cotisation de solidarité » due à l’ONSS est limitée pour autant que l’étudiant est occupé :
- dans le cadre d’un contrat de travail étudiant ;
- pendant 600 heures par année civile au maximum ;
- pendant les périodes de présence non obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement.
La cotisation patronale est de 5,42 %. La retenue à la source du travailleur est de 2,71 %. En outre, une contribution spéciale de 0,01 % en faveur du Fonds amiante est due par l’employeur pour les premier, deuxième et troisième trimestres de l’année.
Pour déclarer une personne à l’ONSS avec application de la cotisation de solidarité limitée, l’employeur doit pouvoir prouver que cette personne est effectivement étudiante. Pour ce faire, il convient au moins de demander à l’étudiant une preuve d’inscription à une (haute) école ou université pour l’année scolaire ou académique en cours. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas tenu de fournir spontanément ces données à l’ONSS, mais vous devez les tenir à sa disposition en cas de demande.
- Durée maximale du contrat d’étudiant
La loi ne prévoit pas de durée maximale pour la conclusion d’un tel contrat. Toutefois, lorsque l’étudiant a été occupé de manière continue par le même employeur pendant 12 mois, son contrat est régi par les règles d’un contrat de travail ordinaire.
Au-delà de 12 mois, les règles spéciales pour les contrats d’étudiant ne s’appliquent donc plus.
- Occupation maximale de 600 heures par année civile
Depuis le 1er janvier 2023, les étudiants peuvent, sans être soumis aux cotisations normales de sécurité sociale, travailler un maximum de 600 heures par année civile pendant les périodes de présence non obligatoire au sein de l’établissement d’enseignement. Le régime de 600 heures maximum est valable jusqu’au 31 décembre 2024. Entre-temps, un projet de loi a été déposé, visant à rendre permanente l’augmentation à 600 heures à partir de 2025.
Pour le calcul des heures, seules les heures effectivement prestées sont prises en compte. Si le contingent de 600 heures est dépassé, l’employeur en sera informé lors de l’exécution de la déclaration Dimona et les cotisations de sécurité sociale normales seront dues.
En tant que (futur) employeur, il est donc recommandé de toujours demander à l’étudiant une attestation du nombre d’heures restantes afin de vérifier quelles heures de son contingent sont encore disponibles dans le cadre des cotisations sociales limitées. Les étudiants peuvent générer cette attestation via l’application Student@work.
- Fin des études
L’ONSS accepte que la cotisation de solidarité limitée soit encore d’application jusqu’au 30 septembre de l’année au cours de laquelle l’étudiant termine ses études en juin et obtient son diplôme. L’occupation doit alors également présenter les caractéristiques sociales du travail étudiant ; il ne doit pas s’agir d’une période d’essai déguisée d’un contrat de travail ordinaire.
Si l’étudiant interrompt ses études avant la fin de l’année scolaire ou académique et se désinscrit officiellement en tant qu’étudiant, il ne peut pas être employé pendant le reste de l’année scolaire ou académique dans le cadre d’un contrat d’étudiant, y compris pendant la période de vacances qui suit l’interruption des études.
- Déclaration Dimona
Au plus tard au moment où l’étudiant commence ses prestations et après la conclusion du contrat d’étudiant, l’employeur est tenu de déposer une déclaration Dimona. Depuis le 1er juillet 2016, il est possible de choisir si les cotisations de solidarité sont appliquées ou non. Le type de travailleur déclaré à Dimona déterminera en fin de compte si les cotisations de solidarité sont applicables (STU) ou non (EXT-OTH).
Si le choix est fait de déposer une déclaration au titre des cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être faite sur la base du contrat d’étudiant, en précisant les dates d’entrée et de sortie. La déclaration Dimona STU doit être faite par contrat et par trimestre civil, et doit toujours indiquer le nombre d’heures de travail.
Depuis 2017, les employeurs ne peuvent bénéficier du taux de sécurité sociale favorable que si une déclaration Dimona STU correcte est déposée dans les délais. Si la déclaration Dimona n’est pas effectuée ou n’est pas effectuée correctement, des sanctions importantes peuvent être imposées.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.
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