Enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage (CP 121)

05/02/2024

De quoi s’agit-il ?

La loi-programme du 26 décembre 2022 étend le champ d’application de l’obligation d’enregistrement des présences à toutes les personnes physiques quel que soit leur statut (salariés, indépendants, travailleurs détachés, sous-traitants, apprentis, étudiants, etc.) qui ont été chargées par un donneur d’ordre d’effectuer des activités d’entretien et/ou de nettoyage et ce quel que soit le montant des travaux (qui n’est donc plus limité à 500 000 €).

Dans ce contexte, toute personne physique présente sur un lieu de travail où sont effectués des travaux d’entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers doit désormais enregistrer sa présence sur le lieu de travail ainsi que ses pauses.

L’obligation d’enregistrement ne s’applique qu’aux travaux de nettoyage pour lesquels l’entrepreneur doit déposer une « déclaration de travaux » auprès de l’ONSS.

Les données sont transmises à une base de données gérée par l’ONSS.

L’objectif est d’améliorer la sécurité sur le lieu de travail, d’une part, et de lutter contre le travail non déclaré et la fraude sociale, d’autre part.

Quelles sont les activités exclues ?

Cette nouvelle obligation ne s’applique pas

  • au secteur public et aux secteurs privés dont les locaux sont nettoyés par du personnel de nettoyage interne ;
  • aux associations sportives qui ont chargé un travailleur associatif de nettoyer les locaux de l’a.s.b.l. ;
  • aux entreprises de titres-services.

Quelles données ?

Le système d’enregistrement et la méthode d’enregistrement fournissent les données suivantes :

  • les données d’identification de la personne physique ;
  • selon le cas, l’adresse ou la description géographique du lieu de travail ;
  • la qualité en laquelle une personne physique se trouve sur le lieu de travail ;
  • les données d’identification de l’employeur, lorsque la personne physique est un salarié ;
  • lorsque la personne physique est un indépendant, les données d’identification de la personne physique ou morale à la demande de laquelle le travail est effectué ;
  • le moment de l’enregistrement de l’arrivée et du départ du lieu de travail ainsi que des pauses.

Période de conservation

Les données à caractère personnel visées ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire. La durée maximale de conservation est fixée à un an après la prescription de toutes les créances relevant de la compétence de l’ONSS et le paiement intégral de tous les montants y afférents.

Système d’enregistrement

Ces données doivent être enregistrées :

  • par le biais d’un système d’enregistrement ; ou ;
  • par un autre procédé d’enregistrement automatique, si ce ou ces appareils offrent des garanties équivalentes au système d’enregistrement et si la preuve est apportée que le début et la fin des activités des personnes physiques sur le lieu de travail sont effectivement enregistrés.

Les garanties, ainsi que les propriétés, les moyens d’enregistrement et les spécifications techniques doivent encore faire l’objet d’un arrêté royal.

Rôle de l’ONSS

L’ONSS a l’obligation légale de mettre à la disposition des personnes soumises à l’obligation d’enregistrement une application électronique sécurisée sur le portail de la sécurité sociale. Dans ce contexte, une nouvelle application appelée « Check In and Out at Work » est en cours de développement. De plus amples informations sur cette application sont disponibles sur le portail de l’ONSS.

Cette application présente l’avantage d’alléger l’administration relative à la publication des heures de travail. En effet, grâce à l’obligation d’enregistrement électronique, les prestations des travailleurs à temps partiel sont automatiquement transmises à l’ONSS, de sorte que les employeurs sont exemptés de l’obligation :

  • de conserver le contrat de travail à temps partiel sur le lieu de travail ;
  • de conserver l’avis de publication de l’horaire variable sur le lieu de travail ;
  • de tenir un registre de dérogation étant donné que l’enregistrement électronique peut servir de système de suivi du temps pour suivre les prestations en dehors de l’horaire à temps partiel.

Période de transition jusqu’au 1er juillet 2024

Jusqu’au 1er juillet 2024, l’ONSS prévoit une période de transition pour permettre aux entreprises de se mettre en ordre.

Obligations pour l’ensemble de la chaîne des contractants, des sous-traitants et des employeurs

La chaîne des contractants et des sous-traitants a pour obligation :

  • de mettre le système d’enregistrement à la disposition des (sous-)contractants auxquels elle fait appel, à moins qu’il n’ait été mutuellement convenu que le contractant et ses sous-traitants éventuels utilisent une autre méthode d’enregistrement équivalente ;
  • d’utiliser le système d’enregistrement prévu pour enregistrer les personnes physiques auxquelles elle fait appel ;
  • de veiller à ce que toute personne physique exerçant des activités pour son compte enregistre le début et la fin de ses activités, ainsi que les pauses, au moment où les activités commencent et se terminent, et donc pas un jour plus tard ou plus tôt ;
  • de fournir à ses travailleurs l’outil d’enregistrement, compatible avec l’appareil d’enregistrement utilisé sur le lieu de travail ;
  • de veiller à ce que l’outil d’enregistrement soit également remis au travailleur indépendant engagé.

Obligations des travailleurs

Toute personne physique qui se présente sur un lieu de travail est tenue d’enregistrer le début et la fin de ses activités sur le lieu de travail ainsi que ses pauses au moment où ses activités commencent et se terminent.

Sanctions

Le non-respect des prescriptions et obligations concernant cet enregistrement des présences entraîne les sanctions suivantes :

  Les entrepreneurs, les sous-traitants, l’employeur, son délégué ou son mandataire Le travailleur, l’entrepreneur, le sous-traitant et l’indépendant
Sanction Sanction de niveau 3 : amende pénale de 800 à 8 000 € ou amende administrative de 400 à 4 000 €.

L’amende est multipliée par le nombre de personnes impliquées dans l’infraction.

 Sanction de niveau 1 : amende administrative de 80 à 800 €

 

 

 

 

 

Entrée en vigueur ?

Cette réglementation entre en vigueur le 1er janvier 2024. Toutefois, l’enregistrement n’est obligatoire que lorsque les deux options d’enregistrement seront opérationnelles.

Entre-temps, l’ONSS a fait savoir, par le biais d’une nouvelle communication sur son site web, que l’enregistrement des présences ne deviendra effectivement obligatoire qu’à partir du 1er avril 2024. En avril, mai et juin 2024, les services d’inspection compétents aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune amende ne sera imposée avant le 30 juin 2024, sauf en cas de fraude.

Source : Loi-programme du 26 décembre 2022, M.B. 30 décembre 2022.

 

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