Les travailleurs qui font des déplacements en Belgique pour le compte de leur employeur peuvent encourir des frais. En tant qu’employeur, vous pouvez rembourser ces frais à vos travailleurs pour des déplacements professionnels en Belgique sur une base forfaitaire. Vous pouvez vous baser sur les indemnités de séjour accordées aux fonctionnaires fédéraux.
- Impôts
Les forfaits fiscaux sont liés à l’indice pivot. En raison du dépassement de l’indice pivot en octobre 2023, les montants ont été adaptés comme suit à partir du 1er décembre 2023 :
| Frais de repas (indemnité journalière) | Frais de repas (indemnité mensuelle) | Frais de logement | |
| Montant précédent | 19,99 € par jour | max. 16 x 19,99 € =
max. 319,84 € par mois
|
149,99 € par nuit |
| Nouveau montant à partir du 01.12.2023 | 20,39 € par jour | max. 16 x 20,39 € =
max. 326,24 € par mois
|
152,99 € par nuit |
Indemnité journalière pour les frais de repas
Lorsqu’un travailleur effectue un déplacement professionnel en Belgique et qu’il en résulte des frais de repas, l’employeur peut rembourser ces frais de repas en accordant une indemnité journalière.
Pour cela, les conditions suivantes doivent être cumulativement remplies :
- le déplacement dure au moins 6 heures ;
- l’employeur ou un tiers ne peut en aucun cas prendre en charge le coût du repas (par exemple : accès à un restaurant d’entreprise de l’employeur ou d’un tiers, un client ou un fournisseur fournit un repas, le repas est inclus dans les frais d’inscription à une formation, etc.) ;
- le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage pour couvrir les frais de repas (par exemple : chèques-repas…).
Indemnité mensuelle pour les frais de repas
Pour les travailleurs qui sont régulièrement en déplacement, l’employeur peut également choisir de fonctionner avec une indemnité mensuelle. Dans ce cas, la condition selon laquelle le déplacement doit durer au moins 6 heures ne s’applique pas.
L’indemnité forfaitaire mensuelle est égale à un certain nombre de fois l’indemnité forfaitaire journalière, avec un maximum de 16 fois l’indemnité forfaitaire journalière pour un emploi à temps plein.
Le nombre d’indemnités journalières est identique pour tous les travailleurs occupant le même poste et est déterminé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente.
En cas d’emploi à temps partiel, il faut appliquer un calcul au prorata en tenant compte du taux d’occupation du travailleur.
Dans ce cas, il s’agit d’une indemnité forfaitaire mensuelle fixe liée à une fonction particulière et non au nombre effectif de déplacements professionnels effectués chaque mois par chaque travailleur. En cas d’application d’une indemnité mensuelle, l’employeur ou un tiers ne peut pas indemniser les frais de repas d’une autre manière.
Indemnité pour les frais de logement
Lorsqu’un travailleur doit loger en Belgique en dehors de son lieu de résidence dans le cadre de l’exercice de ses fonctions, une indemnité forfaitaire journalière supplémentaire pour frais de logement (hébergement) peut être accordée. Toutefois, les conditions suivantes doivent être remplies cumulativement :
- le déplacement ne donne pas déjà lieu à la prise en charge des frais de logement par l’employeur ou un tiers ;
- le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.
- L’ONSS
L’ONSS applique différentes indemnités pour le remboursement des frais encourus pour des déplacements professionnels en Belgique par des travailleurs non sédentaires. Ces indemnités n’ont pas été indexées au 1er décembre 2023.
Par conséquent, les indemnités suivantes restent d’application pour l’ONSS :
- une indemnité pour frais de route de 10 euros par jour pour les déplacements d’au moins 4 heures consécutives et lorsque les installations sanitaires et autres de l’employeur, telles que les toilettes, les réfectoires, etc. ne peuvent être utilisées ;
- une indemnité repas de 7 euros par jour pour les déplacements d’au moins 4 heures consécutives et lorsque les frais de repas ne sont pas déjà facturés d’une autre manière (par exemple : chèques-repas, …). Cette indemnité ne sera acceptée que si le travailleur n’a pas d’autre choix que de prendre son repas en dehors de son domicile ;
- une indemnité de séjour de 35 euros par nuit si le travailleur ne peut pas rentrer chez lui pour la nuit.
Les mêmes règles d’interdiction de cumul s’appliquent par les deux administrations. Ainsi, un employeur ne peut pas rembourser les mêmes frais aux travailleurs à la fois sur la base de justificatifs réels et de manière forfaitaire. En outre, l’intervention de l’employeur dans les chèques-repas doit également être déduite de l’indemnité journalière lorsque les travailleurs reçoivent également des chèques-repas pour ces jours de travail.
En tant qu’employeur, vous devez toujours tenir compte des règles fiscales et des instructions de l’ONSS lorsque vous accordez à vos travailleurs une indemnité pour déplacements professionnels en Belgique.
Source : Circulaire 2023/C/98 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique, www.fisconet.be et les instructions administratives ONSS 2023/4.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.
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