Indemnités de sejour en Belgique à partir du 1er décembre 2022

Les travailleurs qui se déplacent en Belgique pour le compte de leur employeur peuvent encourir des frais. Vous pouvez, en tant qu’employeur, indemniser forfaitairement ces frais de séjour. Dans ce cadre, vous pouvez vous baser sur les indemnités de séjour octroyées au personnel du secteur public.

1. Au niveau fiscal

Les forfaits fiscaux sont liés à l’indice-pivot. En raison du dépassement de l’indice-pivot en octobre 2022, les montants ont été adaptés comme suit au 1^er décembre 2022 :

Forfait journalier pour les frais de repas

Lorsqu’un travailleur encourt des frais de repas dans le cadre de ses déplacements professionnels en Belgique, l’employeur peut accorder une indemnité forfaitaire journalière pour couvrir ces frais de repas.

Les conditions suivantes doivent être remplies de façon cumulative :

• le déplacement doit durer au minimum 6 heures ;
• les frais de repas ne peuvent aucunement être pris en charge par l’employeur ou par un tiers (p. ex. accès au restaurant d’entreprise de l’employeur ou d’un tiers, repas offert par un client ou un fournisseur, repas inclus dans les frais d’inscription d’une formation, etc.) ;
• aucun autre avantage de toute nature ne couvre ces frais de repas (comme des chèques-repas).

Forfait mensuel pour les frais de repas

Pour les travailleurs exerçant une fonction itinérante, l’employeur peut également recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce cadre, la condition de durée minimale de 6 heures ne s’applique pas.

Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité forfaitaire mensuelle est égale à un certain nombre de fois le montant de l’indemnité journalière forfaitaire, avec un maximum absolu de 16 fois.

Le nombre d’indemnités journalières est identique pour les travailleurs qui exercent la même fonction et est fixé sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente. Pour les prestations à temps partiel, il convient d’appliquer un calcul au pro rata sur la base du taux d’occupation du travailleur.

Il s’agit ici d’un montant mensuel forfaitaire fixe lié à une fonction donnée et non pas au nombre effectif de déplacements de service mensuels effectués par chaque travailleur. Dans le cadre de l’octroi d’un forfait mensuel, l’employeur ou un tiers ne peut pas non plus indemniser les frais de repas d’une autre façon.

Indemnité forfaitaire pour frais de logement

Lorsqu’un travailleur doit rester loger en Belgique dans un endroit autre que son domicile dans le cadre de l’exercice de sa fonction, l’employeur peut accorder une indemnité journalière forfaitaire supplémentaire pour les frais de logement.

Les conditions suivantes doivent toutefois être remplies de façon cumulative :

• les coûts du logement ne sont pas pris en charge par l’employeur ou un tiers ;
• Aucun autre avantage de toute nature ne couvre ces frais de logement.

2. Au niveau de l’ONSS

L’ONSS applique d’autres forfaits pour le remboursement des frais encourus dans le cadre des déplacements de service nationaux des travailleurs non sédentaires. Ces forfaits n’ont cependant pas été indexés au 1er décembre 2022.

L’ONSS applique par conséquent toujours les forfaits suivants :

• une indemnité de route de 10 euros par jour pour les déplacements de minimum 4 heures consécutives et durant lesquels le travailleur ne peut pas utiliser les sanitaires et autres commodités de l’employeur ;
• une indemnité repas de 7 euros par jour pour les déplacements de minimum 4 heures consécutives et pour lesquels les frais de repas ne sont pas pris en charge (p. ex. via des chèques-repas) ;
• une indemnité de séjour de 35 euros par nuit si un travailleur ne peut pas loger chez lui.

Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul. L’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels. L’intervention patronale dans les chèques-repas doit également être déduite de l’indemnité repas journalière lorsque le travailleur reçoit également des chèques-repas pour ces mêmes journées.

En tant qu’employeur, vous devez à tout moment respecter les règles fiscales ainsi que les instructions de l’ONSS lorsque vous octroyez à vos travailleurs une indemnité pour les déplacements de service intérieurs.

Source : Circulaire 2022/C/112 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique, www.fisconet.be.

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