Le fisc a publié le vendredi 26 février 2021 une nouvelle circulaire concernant l’intervention de l’employeur dans les frais de télétravail. Les directives données par le fisc dans cette dernière circulaire divergent en certains points de la position du fisc dans la précédente circulaire de juillet 2020. Voilà pourquoi nous vous en détaillons les grandes lignes ci-dessous.
- Champ d’application
La circulaire concerne le télétravail réalisé dans les locaux privés du travailleur et organisé durant les jours de travail normaux. La problématique des travailleurs qui font du télétravail en dehors des heures de travail normales (p. ex. le soir ou le week-end) n’est donc pas réglée par cette circulaire.
La circulaire ne s’applique pas aux dirigeants d’entreprise ni aux travailleurs qui relèvent de régimes spéciaux comme les cadres étrangers, le « salary split », etc.
- Indemnité
Conditions
L’employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de frais de bureau aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur une base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail.
Par « télétravailler de manière structurelle et sur une base régulière », l’on entend l’équivalent d’un jour de travail par semaine (p. ex. un jour de télétravail complet par semaine, plusieurs jours de quelques heures de télétravail prestées durant le temps de travail normal, etc.). Le fisc évalue ce critère sur une base mensuelle.
Auparavant, l’employeur ne pouvait octroyer l’indemnité forfaitaire de frais de bureau qu’à partir de 5 jours au moins de travail à domicile par mois.
Lorsque les conditions du télétravail structurel ne sont pas respectées, l’indemnité forfaitaire de frais de bureau ne peut pas être octroyée (ni même un pourcentage).
Indemnité forfaitaire de frais de bureau
L’indemnité forfaitaire de frais de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s’agit de tous les frais qu’un travailleur doit supporter régulièrement pour pouvoir exécuter son travail normalement depuis son domicile.
Il s’agit de ce qui suit :
- l’utilisation d’un espace de bureau au domicile du travailleur ;
- le matériel d’impression et le matériel informatique (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ;
- l’assurance ;
- les fournitures de bureau ;
- le café, l’eau, les en-cas, etc.
Montant
L’indemnité forfaitaire de frais de bureau s’élève à maximum 129,48 euros par mois (montant valable à compter du 1er avril 2020). Le gouvernement a décidé d’augmenter ce plafond à 144,31 euros par mois pour les mois d’avril, mai et juin 2021.
Ce montant de 129,48 euros peut également être payé durant le congé annuel ordinaire du travailleur, mais aussi dans le cas de prestations à temps partiel, le montant maximum ne devant pas obligatoirement être réduit de manière proportionnelle.
Contrairement à ce qui prévalait auparavant, l’employeur peut désormais faire une distinction au niveau de l’indemnité forfaitaire de frais de bureau octroyée, sur base de la catégorie objective de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le travail à domicile est organisé.
Le fisc n’acceptera toutefois pas une différenciation visant à octroyer un remboursement de frais plus élevé à un certain membre du personnel, sans qu’il n’existe de justification objective à cet égard ; ou que l’employeur crée une « catégorie de personnel » dans le même but.
- Cumul de l’indemnité forfaitaire de frais de bureau à l’indemnité pour l’achat de mobilier/matériel informatique
Le fisc confirme que l’indemnité forfaitaire de bureau peut être cumulée à l’indemnité pour l’achat de mobilier/matériel informatique. Il s’agit des éléments suivants (liste exhaustive) :
- chaise de bureau ;
- bureau ;
- armoire de bureau ;
- lampe de bureau fonctionnelle ;
- deuxième écran ;
- imprimante/scanner ;
- clavier ;
- souris, souris au pied, pavé tactile ou boule de commande ;
- casque ;
- appareils spécifiques dont ont besoin les personnes souffrant d’un handicap pour pouvoir travailler facilement à l’ordinateur.
Dans le cas de prestations partielles, le montant de ces remboursements ne doit pas être réduit proportionnellement en fonction de la durée de travail.
Une chaise de bureau ergonomique, un bureau, une souris, un pavé tactile ou une boule de commande peuvent entrer en considération lorsque l’employeur les met à disposition sur le lieu de travail dans des circonstances normales.
Le fisc se base sur la durée d’utilisation normale suivante :
- chaise de bureau, bureau et armoire de bureau : 10 ans ;
- lampe de bureau : 5 ans ;
- deuxième écran, imprimante/scanner, autre appareil connexe : 3 ans.
Autrement dit, le fisc n’acceptera pas par exemple que l’employeur rembourse chaque année l’achat d’une nouvelle chaise de bureau étant donné que la durée d’utilisation normale d’une chaise de bureau est de 10 ans.
Le remboursement des investissements qui constituent une dépense privée ou le remboursement des dépenses qui dépassent déraisonnablement la nature de « frais propres à l’employeur » ne sont pas autorisés. Il s’agit par exemple d’une lampe de bureau design onéreuse ou encore de chaises de bureau très coûteuses.
L’employeur peut également choisir de rembourser uniquement le mobilier de bureau/le matériel informatique et de ne pas verser l’indemnité forfaitaire de bureau. Si les conditions susmentionnées sont respectées, l’intervention constitue un remboursement de frais propres à l’employeur.
- Cumul de l’indemnité forfaitaire de bureau avec mise à disposition du mobilier/matériel informatique
Le fisc accepte également que l’employeur cumule l’indemnité forfaitaire de bureau avec la mise à disposition du mobilier de bureau/matériel informatique.
Il doit s’agir de biens nécessaires à la réalisation normale de l’activité professionnelle à la maison.
Un avantage de toute nature imposable doit être déclaré :
- lorsque des équipements sont mis à disposition et dépassent déraisonnablement les besoins du télétravail (p. ex. une lampe de bureau design onéreuse) ;
- pour ce qui est de l’usage privé d’un ordinateur portable, d’une tablette, d’une connexion Internet, d’un téléphone mobile ou d’un abonnement de téléphonie fixe ou mobile qui sont mis gratuitement à disposition, les circulaires du 13 décembre 2017 et du 24 mai 2018 concernant la constatation de l’avantage de toute nature restent d’application.
Dans ce cas aussi, l’employeur peut uniquement prévoir la mise à disposition du mobilier de bureau/du matériel informatique et décider de ne pas payer une indemnité forfaitaire de bureau. Lorsque les équipements sont utilisés uniquement pour pouvoir exécuter le travail à domicile d’une manière normale, aucun avantage de toute nature imposable ne naît.
- Indemnité forfaitaire pour l’usage professionnel d’une connexion Internet et d’un abonnement Internet, d’un ordinateur, d’un deuxième écran et d’un scanner/une imprimante propres
Lorsque le travailleur utilise effectivement sa connexion Internet dans le cadre du télétravail, l’employeur peut payer une indemnité forfaitaire de maximum 20 euros par mois.
L’employeur peut également octroyer une indemnité forfaitaire de 20 euros par mois lorsque le travailleur utilise son propre ordinateur dans le cadre du télétravail.
En cas de prestations partielles, les montants maximaux susmentionnés ne doivent pas être réduits de manière proportionnelle.
L’employeur ne peut bien évidemment pas intervenir d’une autre façon dans les frais (p. ex. en prenant en charge une partie de l’abonnement Internet ou du prix d’achat de l’ordinateur).
Le forfait de 20 euros ne s’applique pas pour l’utilisation uniquement d’un deuxième écran et/ou d’une imprimante/scanner propre dans le cadre de l’activité professionnelle (si l’ordinateur est quant à lui mis à disposition par l’employeur). Dans ce cas, un montant limité s’applique :
- Une indemnité de 5 euros par mois par élément ;
- l’indemnité peut être octroyée pendant une période de maximum 3 ans ;
- une limite absolue de 10 euros s’applique par mois.
Ces indemnités forfaitaires pour l’utilisation professionnelle de la connexion Internet et de l’ordinateur peuvent être cumulées à l’indemnité de bureau de 129,48 euros par mois.
- Modification de la fiche 281.10 à compter de l’année de revenus 2022
Les indemnités forfaitaires qui constituent un remboursement de frais propres de l’employeur, doivent être justifiées par des fiches individuelles. Sur la fiche 281.10, il convient pour l’instant d’indiquer à côté de la rubrique b) du cadre 27 « renseignements divers », « OUI – normes sérieuses ».
Le fisc souhaite avoir une idée plus précise des montants et s’attend dès lors à ce qu’à partir de l’année de revenus 2022, le montant total des indemnités soit toujours repris dans la rubrique « renseignement divers » de la fiche 281.10.
- Entrée en vigueur
La circulaire est entrée en vigueur le 1er mars 2021. Le fisc tiendra toutefois compte des principes repris dans ce cadre pour les situations de télétravail qui se sont posées à compter du 1er janvier 2020.
- ONSS
Le 4 mars 2021, l’ONSS a fait savoir dans ses instructions administratives 2021/1 qu’elle a décidé de suivre totalement la circulaire fiscale du 26 février 2021 pour ce qui est de la qualification de la mise à disposition de matériel et des remboursements dans le cadre des coûts liés au télétravail.
En cas de doute ou pour savoir si un élément doit ou non être considéré comme de la rémunération dans le cadre des remboursements de frais qui semblent devoir être supportés par l’employeur, l’ONSS devra également se référer à cette circulaire fiscale.
Source : Circulaire 2021/C/20 du 28 février 2021 relative aux interventions de l’employeur pour le travail à domicile, SPF Finances, 26 février 2021.
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