Le 18 mai 2024, une nouvelle loi réglementant les recherches privées a été introduite. La législation précédente était en effet depuis longtemps devenue obsolète. Les nouvelles règles sont entrées en vigueur le 16 décembre 2024. À l’origine, cette législation n’était pas destinée à s’appliquer en matière de ressources humaines, mais en raison de son champ d’application étendu, certaines obligations sont également à prendre en compte par les employeurs qui souhaitent mener une enquête sur un salarié.
Les employeurs bénéficient d’un délai de deux ans pour établir un règlement interne en matière de recherche privée à partir de l’entrée en vigueur de la loi. Ce règlement doit donc être adopté au plus tard le 16 décembre 2026.
- Qu’entend-on par « activités de recherche privée » ?
Une enquête privée est une activité exercée par une personne physique à la demande d’un mandant (par exemple un employeur) consistant à collecter des renseignements obtenus par le traitement d’informations sur des personnes physiques ou morales ou concernant les circonstances précises de faits commis par ces personnes, et destinés à fournir les renseignements obtenus au mandant afin de préserver les intérêts de celui-ci dans le cadre d’un conflit effectif ou potentiel ou encore de retrouver des personnes disparues ou des biens perdus ou volés.
- Conditions préalables à une recherche privée
Tout d’abord, il est important qu’une enquête privée ne puisse être menée que si l’employeur peut démontrer un intérêt légitime.
Les autres conditions pour pouvoir mener une enquête dans le cadre de la loi sur les recherches privées dépendent de la personne qui mène l’enquête :
- Par le mandant : la personne physique ou morale pour laquelle la mission est effectuée (par exemple, l’employeur)
- Interdiction de faire appel à une entreprise non agréée
- Intérêt légitime
- Clause autorisant la réalisation d’enquêtes privées sur l’un des travailleurs (la clause peut être prévue dans une CCT, un règlement de travail ou une décision du conseil d’entreprise)
- Par des entreprises de recherche privée, des services internes et organismes de formation (par exemple, les agences de détectives, compagnies d’assurance, etc.)
- Une autorisation est délivrée par le Ministre de l’Intérieur (SPF Intérieur)
- Désignation d’un délégué à la protection des données
- Ils ne peuvent pas exercer d’autres activités que celles liées à l’enquête privée (à l’exception des conseils en matière de sécurité).
- Par des enquêteurs privés, mandataires et autres personnes
- Être âgé d’au moins 21 ans, satisfaire aux conditions en matière de formation professionnelle ou d’expérience professionnelle, être ressortissant d’un Etat membre de l’Espace économique européen ou de la Confédération suisse
- être détenteur d’une carte d’identification délivrée, préalablement et sous certaines conditions, par le Ministre de l’Intérieur.
- Par des membres d’un service du personnel : les membres du service du personnel qui réalisent des activités de recherche privée pour le compte de leur employeur dans le cadre d’une enquête d’incidents à charge des travailleurs de cet employeur
- Pas d’obligation de posséder une carte d’identification
- Ne font pas partie d’une entreprise ou d’un service interne autorisé
Exemples d’enquêtes menées par un service du personnel : l’analyse d’images de caméras, la demande et l’examen de données en matière de contrôle d’accès, l’interrogation de collègues, etc.
- Conditions applicables à la réalisation d’enquêtes privées
La réalisation d’une enquête privée est soumise à certaines conditions. Dans le cadre de l’enquête, le détective privé traite régulièrement des données à caractère personnel. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi sur le traitement des données à caractère personnel s’appliquent donc déjà.
La Loi sur la Recherche Privée ajoute des dispositions spécifiques à propos de la protection de la vie privée :
- Les deux responsables de traitement (du mandant et du mandataire) doivent définir, dans un accord mutuel, la manière dont ils respecteront leurs responsabilités et obligations découlant du RGPD.
- Domaines d’enquête interdits:
- les opinions politiques, les convictions religieuses, convictions scientifiques ou philosophiques, etc. ;
- les données génétiques ou biométriques à des fins d’identification unique ;
- l’origine raciale ou ethnique ;
- …
- Confidentialité : Il convient de respecter le caractère confidentiel des données à caractère personnel obtenues dans le cadre de l’exécution de la mission et de garantir que ces données sont utilisées exclusivement aux fins de l’exécution de celle-ci.
- Information : le mandant doit, au plus tard 30 jours après réception du rapport d’enquête, informer par écrit le mandataire s’il donnera suite aux informations contenues dans le rapport. Dans le cas contraire, les informations doivent être immédiatement détruites.
- Le mandant et le mandataire doivent rédiger et signer un document écrit de mission d’enquête avant de pouvoir commencer l’enquête. La loi énumère les éléments que ce document doit obligatoirement contenir, tels que la description précise de la mission.
- Les enquêteurs privés doivent également constituer un dossier d’enquête. Ce dossier comprend, par exemple, tous les documents et pièces établis ou obtenus dans le cadre de l’enquête.
- Conditions applicables à certaines méthodes de recherche
Tant pour certaines méthodes d’enquête, telles que les interviews, que pour les enquêtes approfondies sur les antécédents, le consentement préalable, écrit et éclairé de la personne concernée est nécessaire.
Dans le cas d’une interview, l’enquêteur privé a en outre une obligation d’information détaillée, dans le cadre de laquelle il doit notamment communiquer le motif, l’objectif et le mandant. Un mandant qui souhaite lancer une enquête (par exemple sur la situation financière ou professionnelle d’un candidat) ne peut le faire qu’après avoir communiqué l’identité, le motif et la nature de l’enquête et obtenu le consentement écrit de la personne concernée. En revanche, le simple fait de communiquer les références fournies par un candidat n’est pas considéré comme une enquête au sens de la loi et ne nécessite donc pas de consentement spécifique.
- Sanctions
Le respect de cette nouvelle législation est contrôlé tant par l’Autorité de protection des données que les services de police et les inspecteurs compétents. Si les résultats d’une enquête sont portés devant le juge, celui-ci vérifie si les preuves ont été obtenues légalement, conformément à la loi. Les preuves obtenues en violation des dispositions légales spécifiques (telles que les règles relatives aux autorisations ou aux domaines/méthodes d’enquête) sont illégales et le juge ne pourra pas être prise en compte par le juge lors d’un litige (nullité).
En cas d’infraction, différentes sanctions sont prévues : un avertissement, une proposition d’arrangement à l’amiable (minimum 100 €) ou une amende administrative comprise entre 100 € et 25 000 €, pouvant être majorée en cas de récidive. L’Autorité de protection des données peut en outre imposer des sanctions supplémentaires en cas d’infractions au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
- Mesures concrètes
Les employeurs doivent tenir compte de la nouvelle réglementation lorsqu’ils font appel à des services de recherche privés ou lorsqu’ils lancent une enquête interne sur leurs travailleurs, sous peine de sanctions ou de nullité des conclusions.
Que devez-vous mettre en place en tant qu’employeur ?
- Prévoir une clause ou un règlement relatif aux recherches privées (nous disposons d’un modèle)
- Protéger la vie privée des travailleurs et des tiers
- Si vous faites appel à des entreprises externes, nous vous conseillons de vérifier leur agrément
Vous disposez encore d’une année pour vous mettre en ordre, jusqu’au 16 décembre 2026 au plus tard.
Il est important de noter que ces exigences procédurales strictes sont parfois jugées inapplicables dans la pratique, en particulier dans les situations conduisant à un licenciement pour motif grave, où la confidentialité et la rapidité sont souvent exigées.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez plus d’informations à propos de cet article, contactez notre service juridique.
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