Le gouvernement fixe dans une liste, par pays, les montants des indemnités journalières forfaitaires de séjour accordées aux fonctionnaires du SPF Affaires étrangères envoyés en mission à l’étranger. Une nouvelle liste de pays avec des montants ajustés a été publiée au Moniteur belge le 1er août 2025. Ces nouveaux montants sont déjà applicables à partir de cette date. La précédente liste de pays datait du 15 février 2023.
En tant qu’employeur, vous pouvez appliquer ces montants forfaitaires à vos travailleurs qui doivent se rendre temporairement à l’étranger pour leur travail.
L’octroi de ces indemnités forfaitaires de séjour pour les voyages de service à l’étranger doit toutefois respecter certaines conditions pour être considéré comme un frais propre à l’employeur. Le cas échéant, ces indemnités ne seront pas imposables dans le chef du bénéficiaire, seront entièrement déductibles en tant que frais professionnels pour l’employeur et ne seront pas soumises aux cotisations de sécurité sociale.
- Voyages de service d’une durée maximale de 30 jours
Par « voyage de service à l’étranger », il convient d’entendre une mission de courte durée à l’étranger au service effectif de l’employeur ou de la société pour lequel ou laquelle la personne est occupée en tant que travailleur ou dirigeant d’entreprise. Par « courte durée », il convient d’entendre un voyage de service de minimum 10 heures (en cas de départ et d’arrivée le même jour) et de maximum 30 jours civils.
Les indemnités forfaitaires peuvent uniquement être utilisées pour rembourser les frais des travailleurs et des dirigeants d’entreprise qui exercent leurs activités professionnelles dans des conditions similaires à celles des fonctionnaires appartenant à la « carrière de l’Administration centrale » du SPF Affaires étrangères (catégorie 1).
Il doit donc s’agir de travailleurs et dirigeants d’entreprise qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et qui, dans ce cadre, effectuent des voyages de service ponctuels, occasionnels ou même réguliers à l’étranger. En résumé, le régime ne s’applique pas aux travailleurs ou dirigeants d’entreprise qui se déplacent vers et depuis l’étranger dans le cadre de leur activité professionnelle quotidienne normale.
Une distinction est faite entre l’indemnité forfaitaire journalière et l’indemnité maximale de logement.
- Indemnité forfaitaire journalière
L’indemnité forfaitaire journalière couvre les frais de repas du midi et du soir, ainsi que les menues dépenses encourues sur place, comme les frais de transport sur place, les frais de boissons et de collations, les frais relatifs aux communications téléphoniques et les frais liés à d’autres dépenses en espèces. Elle n’inclut pas les frais de logement ni les frais de déplacement aller et retour.
L’employeur a le choix entre le forfait général d’un montant minimum de 37,18 € et le forfait de la catégorie 1 de la liste par pays. Ainsi, le montant de 37,18 € peut toujours être choisi pour les pays pour lesquels un montant inférieur s’appliquerait sur la base de la liste des pays.
Par ailleurs, le forfait total peut uniquement être versé dans les cas suivants :
- pour chaque jour entier d’absence (c’est-à-dire une journée entre deux nuits en voyage de service) ;
- pour les voyages de service dont l’aller et le retour s’effectuent au cours des mêmes 24 heures avec une absence d’au moins 10 heures.
Si, en tant qu’employeur, vous prenez directement en charge les frais de repas, l’indemnité forfaitaire journalière est réduite à concurrence de 35 % pour le repas de midi et de 45 % pour le repas du soir. Les frais de petit-déjeuner sont inclus dans l’indemnité de logement, il n’y a donc pas lieu d’appliquer une réduction.
Si les autres menues dépenses sont déjà remboursées par d’autres moyens, l’indemnité forfaitaire doit être réduite à concurrence de 20 %.
Pour les voyages de service d’une durée supérieure à 24 heures, l’indemnité journalière pour les jours de départ et de retour s’élève à la moitié du montant forfaitaire total. Les réductions susmentionnées ne doivent pas être appliquées à l’indemnité de demi-journée.
- Indemnités de logement et frais de déplacement
Les frais de logement, de petit-déjeuner et de déplacement vers la destination et retour sont uniquement remboursés sur la base de justificatifs.
- Voyages de service de plus de 30 jours
Le fisc accepte également les indemnités forfaitaires de séjour accordées pour les voyages de service de plus de 30 jours civils.
Il convient plus précisément de tenir compte des conditions suivantes :
- les indemnités peuvent uniquement être versées pour des voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours civils, mais limités à un maximum de 24 mois ;
- le versement des indemnités forfaitaires doit cesser dès que le travailleur ou le dirigeant d’entreprise concerné s’installe à l’étranger ;
- le tableau que l’employeur doit consulter à cet effet est celui de la catégorie 2 (« les agents expatriés »).
La nouvelle liste est entrée en vigueur le 1er août 2025.
Source : arrêté ministériel du 14 juillet 2025 portant établissement d’indemnités pour frais de séjour octroyées aux membres du personnel et aux représentants du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement qui sont chargés d’une mission de service à l’étranger ou qui siègent dans des commissions internationales, MB du 1er août 2025.
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