Les mois d’été approchent et vous envisagez peut-être d’employer des étudiants pour pallier l’absence de votre personnel fixe, par exemple, ou parce que vous êtes confronté à un pic d’activité. Nous vous présentons brièvement les points d’intérêt sur le travail étudiant.
Contrat d’occupation d’étudiant
Le contrat doit être établi par écrit pour chaque étudiant au plus tard au moment où l’étudiant commence à travailler. Vous devez conserver ce contrat d’occupation d’étudiant sur le lieu de travail de l’étudiant. En outre, vous devez conserver ce contrat pendant cinq ans après la fin de l’emploi.
Le premier jour de travail, l’étudiant doit recevoir une copie du règlement de travail. Il est recommandé de faire signer un reçu à cet effet.
Sécurité sociale
Les étudiants doivent être déclarés à l’ONSS. Cela oblige donc l’employeur à payer des cotisations de sécurité sociale. Toutefois, seule une « cotisation de solidarité » limitée à l’ONSS est due dans la mesure où l’étudiant est occupé :
- avec un contrat d’occupation d’étudiant ;
- jusqu’à 600 heures maximum par année civile ;
- pendant les périodes de fréquentation non obligatoire des établissements d’enseignement.
La contribution de l’employeur est de 5,42 %. La retenue à charge du travailleur est de 2,71 %. En outre, une cotisation spéciale Fonds amiante de 0,01 % est due par l’employeur aux premier, deuxième et troisième trimestres de l’année.
Pour déclarer une personne à l’ONSS avec application de la cotisation de solidarité limitée, l’employeur doit pouvoir prouver que cette personne est effectivement étudiante. Pour ce faire, il convient de demander au moins une preuve d’inscription à une école (secondaire) ou à une université pour l’année scolaire ou académique en cours. En tant qu’employeur, vous n’êtes pas tenu de fournir spontanément ces données à l’ONSS, mais vous devez les tenir à sa disposition en cas de demande.
Durée maximale
Contrat d’occupation d’étudiant
La loi ne prévoit pas de durée maximale pour la conclusion d’un tel contrat. Lorsque l’étudiant a été occupé de manière continue par le même employeur pendant 12 mois, son contrat est régi par les règles d’un contrat de travail ordinaire.
Ainsi, après 12 mois, les règles spéciales pour les contrats d’étudiants ne s’appliqueront plus.
Emploi maximum de 600 heures par année civile
Depuis le 1er janvier 2023, les étudiants peuvent, sans être soumis aux cotisations normales de sécurité sociale, travailler un maximum de 600 heures par année civile pendant les périodes de fréquentation non obligatoire de l’établissement d’enseignement. L’accord de 600 heures maximum est valable jusqu’au 31 décembre 2024. Pour le calcul des heures, seules les heures effectivement travaillées sont prises en compte. Les jours fériés, le petit chômage, les jours de maladie payés, etc., ne sont pas imputés sur le contingent.
Si le contingent de 600 heures est dépassé, l’employeur sera informé de la réalisation de la Dimona et les cotisations de sécurité sociale normales seront dues.
En tant que (futur) employeur, il est donc recommandé de toujours demander à l’étudiant une attestation du nombre d’heures restantes afin de vérifier quelles heures de son contingent sont encore disponibles dans le cadre des cotisations sociales limitées. L’étudiant peut donc générer cette attestation via l’application Student@work.
Fin des études
L’ONSS accepte que la cotisation de solidarité limitée soit encore d’application jusqu’au 30 septembre de l’année au cours de laquelle l’étudiant termine ses études en juin et obtient son diplôme. L’occupation doit alors également présenter les caractéristiques sociales du travail étudiant ; il ne doit pas s’agir d’une période d’essai déguisée d’un contrat de travail ordinaire.
S’il met fin à ses études avant la fin de l’année scolaire ou académique et se désinscrit officiellement en tant qu’étudiant, il ne peut pas être occupé avec un contrat d’étudiant pendant le reste de l’année scolaire ou académique, y compris pendant la période de vacances qui suit la fin des études.
Dimona
Au plus tard au moment où l’étudiant commence à prester et après la conclusion du contrat d’étudiant, l’employeur est tenu de déposer une déclaration Dimona. Depuis le 1er juillet 2016, il est possible de choisir si les cotisations de solidarité sont appliquées ou non. Le type de travailleur déclaré à Dimona déterminera en fin de compte si les cotisations de solidarité sont applicables (STU) ou non (EXT-OTH).
Si le choix est fait de déposer une déclaration au titre des cotisations de solidarité, la déclaration Dimona STU doit être faite sur la base du contrat d’étudiant, en précisant les dates d’entrée et de sortie. La déclaration Dimona STU doit être faite par contrat et par trimestre civil, et doit toujours indiquer le nombre d’heures de travail.
Depuis 2017, les employeurs ne peuvent bénéficier du taux de sécurité sociale favorable que si une déclaration Dimona STU correcte est déposée dans les délais. Si la Dimona n’est pas effectuée ou n’est pas effectuée correctement, des sanctions importantes peuvent être imposées.
Source : Diverses sources.
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