Voyages de service à l’étranger: changements rétroactifs à partir du 1er janvier 2025

01/12/2025

Depuis le 1er août 2025, les indemnités journalières forfaitaires accordées aux fonctionnaires effectuant des voyages professionnels à l’étranger ont été adaptées.

 

Lorsque les conditions requises sont remplies, ces indemnités sont considérées comme des frais propres à l’employeur. Elles ne sont donc pas imposables pour le salarié ou le dirigeant d’entreprise, sont entièrement déductibles pour l’employeur et exonérées de cotisations sociales.

 

  1. Voyages de service de plus de 30 jours civils

 

L’administration fiscale admet le recours aux indemnités forfaitaires de séjour pour les missions à l’étranger dépassant 30 jours civils, sous les conditions suivantes :

 

  • la durée du séjour ne peut excéder 24 mois ;
  • le versement cesse dès que l’employé ou le cadre s’installe à l’étranger ;
  • il convient d’utiliser la catégorie 2 de la liste des pays (« les agents expatriés »).

 

  1. Voyages de service d’une durée maximale de 30 jours civils

 

Ce régime s’applique aux salariés et aux dirigeants d’entreprise ayant un emploi essentiellement sédentaire qui se rendent à l’étranger une fois, occasionnellement ou régulièrement.

 

Une distinction est faite entre :

 

  1. Indemnité forfaitaire journalière

 

L’indemnité forfaitaire journalière couvre les repas du midi et du soir ainsi que les petites dépenses (transport sur place, boissons, snacks, téléphonie….). Les frais d’hébergement et de déplacement sont exclus.

 

L’employeur peut choisir entre le forfait général de 37,18 € (montant minimum et toujours applicable) ou le forfait de la catégorie 1 de la liste des pays.

 

Si, en tant qu’employeur, vous prenez directement en charge les frais de repas, l’indemnité forfaitaire journalière doit être réduite comme suit :

  • de 35 % en cas d’intervention pour le lunch ;
  • de 45 % en cas d’intervention pour le dîner ;
  • de 20 % si d’autres dépenses mineures sont déjà remboursées par d’autres moyens.

Les frais de petit-déjeuner étant inclus dans l’allocation de logement, aucune réduction supplémentaire ne doit être appliquée à ce titre.

 

  1. Indemnités de logement et frais de déplacement

 

Les frais de logement, de petit-déjeuner et de déplacement sont uniquement remboursés sur la base de justificatifs.

 

  1. Nouveautés

 

Une nouvelle circulaire datée du 27 octobre 2025 a modifié les conditions applicables aux voyages de service à l’étranger d’une durée maximale de 30 jours calendrier :

 

  • Suppression de la durée minimale requise pour un voyage de service à l’étranger

 

Pour les voyages de service dont le départ et le retour ont lieu au cours d’une même période de 24 heures, il était auparavant admis que le montant total de l’indemnité journalière forfaitaire puisse être considéré comme un coût propre à l’employeur, pour autant que la durée de l’absence atteigne au minimum 10 heures.

 

À partir du 1er janvier 2025 (c’est-à-dire rétroactivement), le minimum de 10 heures n’est plus requis.

 

  • Adaptation des indemnités pouvant être considérées comme des coûts propres à l’employeur pour les jours de départ et de retour

 

Pour les voyages de service d’une durée supérieure à 24 heures et pour les séjours professionnels à l’étranger, il était auparavant prévu que pour les jours de départ et de retour, seuls 50 % de l’indemnité journalière forfaitaire étaient pris en compte au titre des dépenses propres de l’employeur. Aucune réduction en pourcentage ne devait être appliquée aux indemnités d’une demi-journée.

 

À partir du 1er janvier 2025 (donc à nouveau avec effet rétroactif), les indemnités journalières forfaitaires ne devront plus être réduites de moitié pour les jours de départ et de retour. Toutefois, des pourcentages de réduction s’appliquent lorsque les frais de logement sont payés ou pris en charge par l’employeur et qu’ils incluent certains repas ou dépenses mineures.  Comme mentionné précédemment, ces réductions s’élèvent à 35 % pour l’intervention au lunch, 45 % pour l’intervention au dîner, et 20 % lorsque les petites dépenses sont déjà remboursées par d’autres moyens. Aucune réduction n’est applicable pour le petit-déjeuner.

 

Source : Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours, www.fisconetplus.be, 27 octobre 2025.

 

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